Oleh Kelompok I

ANALISIS PENANGANAN DOKUMEN KARGO DOMESTIK PADA PT GAPURA ANGKASA CABANG SURABAYA
TAHUN 2009

OLEH
1. IDA SAIDA (224106092)
2. MUHAMMAD YAKUB (224106165)
3. DINDA DWI NOVIYANTI (224106173)
4. MOCHAMAD SOLEH (224106186)
5. METTY PRIMA ARANI (224106383)

SKRIPSI

DISAMPAIKAN KEPADA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN TRANSPOR TRISAKTI, PROGRAM STUDI MANAJEMEN TRANSPOR UDARA
SEBAGAI BAGIAN DARI PERSYARATAN UNTUK
MEMPEROLEH GELAR SARJANA
EKONOMI (S1)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN TRANSPOR TRISAKTI
JAKARTA
2010

BAB I
PENDAHULUAN

A . Latar Belakang
Perkembangan dunia usaha dewasa ini telah berkembang sangat pesat. Persaingan bukan hanya mengenai seberapa tinggi tingkat produktivitas perusahaan dan seberapa rendahnya tingkat harga produk maupun jasa, namun lebih pada kualitas produk atau jasa tersebut, kenyamanan, kemudahan, serta ketepatan dan kecepatan waktu dalam pencapaiannya. Karakteristik lingkungan dunia usaha saat ini ditandai oleh perkembangan yang cepat di segala bidang. Persaingan ekonomi dunia menjadi semakin ketat sehingga menuntut kepiawaian manajemen dalam mengantisipasi setiap perubahan yang terjadi dalam aktivitas ekonomi dunia.
Pulihnya sistem perekonomian di Indonesia membawa dampak yang positif, ditambah dengan perkembangan teknologi serta perkembangan di bidang lainnya, membuat banyak pihak harus ikut mengembangkan dirinya. Apalagi menjelang era perdagangan bebas saat ini yang membawa pengaruh besar dalam kehidupan masyarakat, terutama masyarakat kota yang selalu mempunyai keinginan yang bersifat dinamis dan praktis.
Diantara pihak – pihak yang berkaitan dengan dunia perdagangan salah satunya adalah PT Gapura Angkasa Surabaya sebagai salah satu Penyedia Jasa penanganan pesewat sebelum take off dan sesudah landing (ground handling) inilah yang menjadi salah satu kegiatan yang penting dalam pengangkutan melalui udara khususnya kargo udara. Kegiatan bongkar muat yang terjadi di apron, dalam Bandar udara ini menuntut kecepatan dan keamanan dengan kata lain yang baik. Dalam mewujudkan kualitas pelayanan yang baik maka perusahaan dituntut untuk dapat mencapai produktifitas yang tinggi yang memenuhi standar yang ditetapkan perusahaan, untuk itu maka perlu dilakukan sebuah evaluasi mengenai perusahaan tiap kurun waktu tertentu untuk menetapkan standar yang baru dan yang lebih baik bagi perusahaan.

PT. Gapura Angkasa Surabaya mengupayakan agar penanganan dokumen kargo udara domestik dapat dilakukan dengan cepat dan tepat yang dapat memberikan kontribusi besar bagi peningkatan pelayanan kargo domestik. Yang mana kegiatan ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Apabila terdapat kesalahan ataupun keterlambatan maka akan menghambat kegiatan bidang lainnya dan serta merta memperlambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Terjadinya kesalahan prosedur dalam melaksanakan pekerjaan adalah sesuatu yang tidak dapat dihindari tetapi tentunya dapat diminimalisir dengan cara pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Oleh karena itu penanganan pada saat penerimaan barang/kargo dari shipper/agent yang akan masuk ke gudang harus dilakukan secara teliti dan cermat akan kelengkapan setiap dokumen-dokumennya, perhitungan beratnya, perhitungan jumlah barang dan mengenai pengemasannya.
Untuk menjaga konsistensi mutu jasa yang dihasilkan dan sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar pada PT. Gapura Angkasa Surabaya, perlu dilakukan pengendalian mutu (quality control) atas aktivitas proses yang dijalan. Untuk itu saya sebagai penulis ingin menganalisis konsistensi mutu yang dihasilkan oleh PT. Gapura Angkasa Surabaya tersebut atas penanganan dokumen kargo udara domestik terhadap setiap customernya. Dengan menggunakan metode cause and effect diagram juga disebut ishikawa diagram atau sering disebut dengan fishbone diagram karena berbentuk seperti kerangka ikan ( Vincent Gaspersz, 2008 : 112 )
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam dan mengemukakan dalam bentuk sebuah skripsi dengan judul: “ANALISIS PENANGANAN DOKUMEN KARGO DOMESTIK PADA PT. GAPURA ANGKASA DI BANDARA JUANDA SURABAYA 2009”



B . Perumusan Masalah

1 . Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan, maka dapat diidentifikasikan permasalahan yang mungkin terjadi dalam penanganan dokumen kepabeanan kargo impor pada PT Gapura Angkasa Surabaya adalah sebagai berikut :
a. Penanganan dokumen kargo domestik yang terjadi.
b. Kesalahan yang ditemukan, seperti:
1) Kurang kerjasama yang baik antara departemen.
2) Keterampilan dalam penanganan dokumen kurang baik.
3) Latar belakang pengetahuan penanganan dokumen kurang baik.
4) Ketepatan waktu penanganan dokumen tidak terlaksana baik.
5) Kinerja karyawan dalam penanganan dokumen kurang sesuai.
c. Pelayanan yang belum sesuai dengan harapan shiper atau pelanggan.
2 . Pembatasan Masalah
Guna memfokuskan pembahasan dalam skripsi ini, maka perlu pembatasan ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup yang dilakukan dalam penelitian ini ialah mengidentifikasikan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penanganan dokumen kepabeanan kargo domestik, serta melakukan langkah perbaikan dalam penanganan dokumen kargo domestik pada PT. Gapura Angkasa Surabaya.
3 . Pokok Masalah
Dari uraian tersebut di atas, maka penulis merumuskan pokok masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana penanganan dokumen kargo domestik yang dilakukan PT. Gapura Angksa Surabaya ?
b. Faktor-faktor apa yang menjadi penyebab masalah dalam dokumen kargo domestik yang dilakukan PT. Gapura Angksa Surabaya ?
c. Faktor-faktor apa saja yang menjadi akar permasalahan dan bagaimana solusinya?


C . Tujuan dan Manfaat Penelitian

1 . Tujuan penulis melakukan kegiatan penelitian adalah sebagai berikut:
a . Untuk mengetahui bagaimanakah pelaksanaan kegiatan dokumen kargo domestik yang dilakukan PT. Gapura Angksa Surabaya.
b . Untuk mengetahui tanggapan shipper terhadap pelayanan dokumen kargo domestik yang dilakukan PT. Gapura Angksa Surabaya.
c . Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam dokumen kargo domestik yang dilakukan PT. Gapura Angksa Surabaya.
2 . Selain memiliki tujuan, penelitian ini juga memiliki manfaat,yaitu:
a. Bagi penulis sendiri, yaitu sebagai sarana mengimplementasikan pengetahuan yang telah didapat selama mengikuti kegiatan perkuliahan dan untuk memperluas pengetahuan serta wawasan tentang dokumen handling (penanganan dokumen) khususnya yang tentang penanganan dokumen kargo domestik.
b. Bagi STMT Trisakti, Informasi dalam penelitian ini dapat dijadikan sumbangan pemikiran untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, khususnya pada manajemen transportasi udara di bidang penanganan dokumen kepabeanan kargo impor, serta sekaligus sebagai data dokumentasi perpustakaan STMT TRISAKTI.
c. Bagi PT. Gapura Angkasa, sebagai informasi tambahan di dalam dokumen handling khususnya tentang penanganan dokumen kargo domestik, yang sekaligus dapat digunakan sebagai salah satu alat untuk pengambilan keputusan.


D. Metodologi Penelitian

1. Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang di gunakan adalah data kualitatif. Data yang di maksud adalah data-data tentang standar prosedur pengiriman dan dokumen-dokumen pendukung dalam pengiriman kargo domestik. Dan beberapa data kuantitatif sebagai sumber data tambahan (pendukung).
Sumber data:
a. Data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari responden.
b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari bahan kepustakaan.
2. Metode Pengumpulan Data
a. Penelitian Lapangan (field research)
Hasil dari penelitian lapangan ini adalah data primer, yaitu data yang dalam mendapatkannya diusahakan sendiri oleh penulis. Penulis melakukan penelitian langsung ke kantor operasional PT. Gapura Angkasa Surabaya, melalui:
1) Observasi (pengamatan)
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berkaitan dengan proses importasi.
2) Kuesioner (daftar pertanyaan)
Usaha mengumpulkan informasi dengan menyampaikan sejumlah pertanyaan untuk dijawab secara teratur oleh responden.

3) Wawancara
Wawancara adalah cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab langsung kepada objek yang diteliti atau kepada perantara yang mengetahui persoalan dari objek penelitian.
b. Penelitian Kepustakaan (library research)
Hasil dari penelitian ini adalah data sekunder, penulis memperoleh data – data dari berbagai sumber, antara lain kumpulan data yang diperoleh dari PT. Gapura Angkasa Surabaya, mempelajari buku-buku, literatur-literatur, majalah, koran dan lain-lain, yang berkaitan dengan penelitian. Alat pengumpulan data yang digunakan berupa studi pustaka atau studi dokumen.
3. Metode Analisis Data

Data yang diperoleh akan dianalisis menggunakan cause and effect diagram. Diagram tersebut juga disebut sebagai fishbone diagram karena berbentuk seperti kerangka ikan. Yang digunakan untuk menganalisis persoalan dan faktor-faktor yang menimbulkan persoalan tersebut. Dengan mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya. ( Zulian Yamit, 2004 : 47 )
Cause and effect diagram dapat dipergunakan untuk hal-hal sebagai berikut :
1. Mengidentifikasikan penyebab atas masalah.
2. Mengidentifikasi tindakan untuk menciptakan hasil yang diinginkan.
3. Membahas issue secara lengkap dan rapi.
4. Menghasilkan pemikiran baru.
E . Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pemahaman dalam skripsi yang akan dibuat maka penulis membagi atas 5 (lima) bab yang terdiri dari beberapa sub bagian. Adapun yang dibahas pada masing-masing bab secara garis besar dapat dijelaskan, yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisikan tentang: Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Tinjauan Pustaka, Metodologi Penelitian, dan Sistematika Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis akan menjelaskan teori-teori berdasarkan pendapat para pakar manajemen transportasi, mengenai dokumen kargo domestik, menjelaskan tentang masalah kualitas dari jasa yang dihasilkan, mengenai prosedur standar dalam penanganan dokumen kargo domestik pada PT. Gapura Angkasa Solo.

BAB III GAMBARAN UMUM PT. GAPURA ANGKASA SURABAYA
Dalam bab ini penulis membahas tentang PT. Gapura Angkasa Solo mengenai gambaran umum perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan manajemen serta kegiatan usaha perusahaan.

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menganalisis dan membahas hasil penelitian yang diperoleh. Pembahasan ini dilakukan berdasarkan konsep teori dan interprestasi penulis dari pengembangan teori yang sudah ada.

BAB V PENUTUP
Dalam bab terakhir ini penulis akan memberikan kesimpulan dari analisis dan pembahasan serta terdapat saran-saran dari penulis yang diharapkan dapat berguna bagi PT. Gapura Angkasa Surabaya dalam penanganan dokumen kargo domestik.

F. DAFTAR PUSTAKA

Abbas Salim; Manajemen Transportasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta 2004.


Chang, Richard Y; Niedzwiecki, Matthew E; Alat Peningkatan Mutu, Jilid I, Penerjemah Erlinda M. Nusron, PT. Pustaka Binawan Pressindo, Jakarta, 2001.


Eko Probo dan Suharto Abdul Majid ; Manajemen Pelayanan Darat Perusahaan Penerbangan, Edisi II, STMT Trisakti, Jakarta, 2007


Fandy Tjipto dan Gregorius Chandra; Service, Quality Satisfaction, Edisi Kedua, ANDI Yogyakarta, 2007.


Gaspersz, Vincent; Team-Oriented Problem Solving, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2007.


Gerson, Richard F; Mengukur Kepuasan Pelanggan, Penerjemah Hesti Widyaningrum, PPM, Jakarta, 2002.

Hasibuan, Malayu; Manajemen - Dasar, Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta, 2006.


M Nur Nasution; Manajemen Transportasi, Edisi Kedua, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2004.


Manulang, M; Dasar-dasar Manajemen, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 2004.


Zulian Yamit; Manajemen Kualitas Produk dan Jasa, Ekonisia, Yogyakarta, 2004.

BAB II
LANDASAN TEORI

A. Manajemen Transportasi Udara
1. Pengertian Manajemen

Menururt Drs. H. Malayu S.p. Hasibuan (2000 : 1) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Adapun unsur-unsur manajemen itu terdiri dari : man, money, methode, machines, materials, dam market disingkat 6M.
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Timbul pertanyaan tantang apa yang diatur, apa tujuannya diatur mengapa harus diatur, siapa yang mengatur, dan bagaimana mengaturnya. Adapun jawaban dari pertanyaan tersebutt seperti di bawah ini:
a. Yang diatur adalah semua unsur manajemen, yakni 6M.
b. Tujuannya diatur adalah agar 6M lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mewujudkan tujuan.
c. Harus diatur supaya 6M ini bermanfaat optimal, terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik dalam menunjang terwujudnya tujuan organisasi.
d. Yang mengatur adalah pimpinan dengan kepemimpinannya yaitu pemimpin puncak, manajer madya, dan supervisi.
e. Mengaturnya adalah dengan melakukan kegiatan urut-urutan fungsi manajemen tersebut.
Menurut Manullang, M ( 2004:5 ) pengertian Manajemen adalah Seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa manajemen ialah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Pengertian Transportasi
Menurut Abbas Salim (2006 : 6), transportasi adalah kegiatan pemindahan barang ( muatan ) dan penumpang dari suatu tempat ke tempat lain.
Menurut Nasution (2004 : 15), transportasi adalah pemindahan barang dan manusia dari tempat asal ke tempat tujuan. Proses pengangkutan merupakan gerakan dari tempat asal, dari mana kegiatan angkutan dimulai, ke tempat tujuan, ke mana kegiatan pengangkutan diakhiri.
Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa transportasi adalah suatu kegiatan memindahkan atau mengangkut barang dan manusia dari suatu tempat asal ke tempat tujuan dengan menggunakan salah satu moda transportasi.

3. Fungsi angkutan udara
Menurut Abbas Salim (2004 : 102) fungsi angkutan udara adalah
a. Penyediaan jasa angkutan udara serta meningkatkan pelayanan.
b. Peningkatan armada / pesawat udara serta menjaga keselamatan penumpang selaku pemakai jasa.
c. Pengembangan jasa – jasa angkutan udara atas dasar pertumbuhan ekonomi (rate of growth).
4. Sifat atau karakteristik umum jasa angkutan udara yaitu:
Menurut M. Nur. Nasution (2004 : 238) sifat atau karakteristik umum jasa angkutan udara adalah:
a. Produksi yang dihasilkan tidak dapat disimpan dan dipegang tetapi dapat ditandai dengan adanya pemanfaatan waktu dan tempat.
b. Permintaan bersifat elastis
Permintaan jasa angkutan udara bersifat derived demand yaitu sebagai akibat adanya permintaan atau kebutuhan di lokasi lain. Karena tarif angkutan udara relatif mahal. Maka bila terjadi perubahan harga maka permintaan menjadi elastis.
c. Selalu menyesuaikan teknologi maju
Perusahaan penerbangan pada dasarnya bersifat dinamis yang dengan cepat menyesuaikan perkembangan teknologi pesawat udara. Penyesuaian teknologi maju tidak hanya di bidang teknik permesinan pesawat tebang saja tetapi juga di bidang – bidang lainnya, seperti sistem informasi manajemen, metode – metode, peraturan – peraturan dan prosedur serta kebijakan.
d. Selalu ada campur-tangan pemerintah, seperti pada umunya kegiatan – kegiatan trnasportasi menyangkut hajat hidup orang banyak. Selain itu, juga untuk menjaga keseimbangan antara penumpang dan operator (dalam hal ini menyangkut pentarifan), jumlah investasi yang besar dan menjamin keselamatan penerbangan.
B. Jasa
1. Pengertian Jasa
Philip Kotler (2000) alih bahasa Fandy Tjipto dan Gregorius Chandra (2007:11) mendefinisikan jasa sebagai:
“Setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu”.
2. Karakteristik Jasa (Fandy Tjipto dan Gregorius Chandra 2007:22)
a. Intangibility
Jasa bersifat intangible, artinya jasa tidak dapat dilihat, dirasa, dicium, didengar, atau diraba sebelum dibeli dan dikonsumsi.
b. Variability
Jasa bersifat sangat variabel karena merupakan non-standardized output, artinya terdapat banyak variasi bentuk, kualitas, dan jenis tergantung pada siapa, kapan, dan di mana jasa tersebut diproduksi.
c. Inseparability
Barang biasanya diproduksi terlebih dahulu, kemudian dijual, baru dikonsumsi. Sedangkan jasa umumnya dijual terlebih dahulu, baru kemudian diproduksi dan dikonsumsi pada waktu dan tempat yang sama.
d. Perishability
Jasa merupakan komoditas yang tidak tahan lama, tidak dapat disimpan untuk pemakaian ulang di waktu datang, dijual kembali, atau dikembalikan.

C. Cargo
1. Pengertian Cargo
Menurut Suharto Abdul Majid & Eko Probo D. Warpani ( 2008 : 50 ) kargo adalah semua barang yang dikirim melalui udara ( pesawat terbang ), laut (kapal) atau darat (truk kontainer) yang biasanya untuk diperdagangkan, baik antar wilayah/kota di dalam negeri maupun antar negara (internasional) yang dikenal dengan istilah ekspor-impor. Apapun jenisnya, semua barang kiriman – kecuali benda – benda pos dan bagasi penumpang – baik yang diperdagangkan (ekspor-impor) maupun untuk keperluan lainnya (non komersial) dikategorikan sebagai kargo.
2. Pihak – pihak Terkait dalam Pengiriman Cargo
Ada tiga pihak utama yang terkait dengan pengiriman kargo, yaitu
a. Pihak pengirim ( shipper )
Shipper bisa berupa perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau melalui jasa ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan pesawat udara.
b. Pihak pengangkut ( carrier )
Carrier bisa berupa cargo sales airline, cargo sales agent, airline / air charter yang juga berfungsi sebagai pengangkut kargo.
c. Pihak penerima ( consignee )
Consignee bisa berupa perorangan, badan usaha maupun dalam bentuk cargo agent.

3. Jenis – jenis Kargo
IATA Air Cargo Regulation (Ref: IATA AHM dan IATA DGR serta IATA TACT Rules) mengelompokkan beberapa jenis kargo ke dalam dua golongan besar, yaitu
a. General Cargo
adalah barang – barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara khusus, namun demikian tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam hal pengepakan supaya isinya dapat ditampung dalam cargo space.
b. Special Cargo
adalah barang – barang kiriman yang memerlukan penanganan secara khusus.
Barang – barang, benda – benda atau bahan – bahan yang termasuk dalam kategori ini adalah: AVI, DG, HUM, PER, PES, PEM, HEA, dll.
1) Explosive Material, dengan kode REC. Barang ini mudah meledak, karena mengandung zat – zat kimia yang mudah meledak. Contoh: adalah amunisi, petasan, dll.
2) Flammable goods
Barang ini mudah terbakar baik dalam bentuk gas (RFG), padat (RFS) maupun dalam bentuk cair (RFL). Contoh: oxigent.
3) Non Flammable Compressed Gas (RNG), contoh: film.
4) Corrosive Material (RCM)
Barang ini dapat menimbulkan karat. Contoh: air raksa dan zat asam.
5) Irritan Material
Barang atau bahan yang mengandung zat perangsang atau dapat merangsang benda – benda lainnya, seperti alcohol, gas dan spiritus.
6) Magnetized Material (MAG)
Barang yang mengandung unsur magnetic. Contoh: kompas, loudspeaker, dll.
7) Oxidizing Material
Barang yang mudah terbakar bila bereaksi dengan O2. Contoh: zat pemutih, nitrat, peroksida.
8) Fragile goods (FRG)
Barang – barang yang mudah pecah-belah. Contoh: barang terbuat dari porselen, kaca gelas, dll.
9) Poisonous Substances (RPS)
Barang – barang berupa racun, pengangkutannya harus ada izin dari yang berwenang. Contoh: cianida, arsenik, dll.
10) Radio Active Material
Bahan – bahan yang mengandung radio aktif.
11) Valuable Goods (VAL)
Barang – barang berharga dan mengandung unsur kimia lainnya di dalamnya. Contoh: logam mulia, perhiasan, kertas / dokumen berharga.
12) Wet Freight
Golongan barang – barang yang berbentuk cairan atau barang padat yang bercampur dengan cairan sehingga pemuatannya harus dalam kontainer. Contoh: daging segar, udang basah, makanan, telur, dll.
13) Perishable Goods (PER)
Barang – barang yang diduga akan hancur dan busuk selama perjalanan sehingga dalam pemuatannya harus ada bahan pengawet supaya tahan lama dalam perjalanan / selama pengiriman. Contoh: buah – buahan, tumbuh – tumbuhan hidup, bunga, dll.
14) Dangerous When Wet
Barang – barang yang berbahaya dan mudah meledak bila basah atau lembab. Contoh: karbit.
15) Live Animal (AVI)
Pengangkutan hewan hidup lewat udara, seperti sapi, kuda, ikan hias, monyet, anjing, kucing, burung, dll.
16) Human Remains (HUM)
Pengangkutan jenazah manusia melalui udara baik jenazah utuh (jasad), sudah dikremasi / abu, dibalsem atau tidak dibalsem.

4. Fungsi dan Kegunaan Dokumen
Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :
a. Alat komunikasi.
b. Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan.
c. Data pendukung apabila ada masalah.
d. Data pendukung untuk proses pengurusan kargo.

Dalam dunia penerbangan secara khusus bisnis kargo kelengkapan dan penataan dokumen sangat penting, termasuk didalamnya pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse operator, dan oleh karena itu dokumen yang telah selesai dikerjakan harus tertata (file) dengan rapi dan benar.
Dokumen pendukung dalam penanganan dan pelayanan handling kargo dapat diketahui beberapa hal :
(sumber : Materi Training PT. Gapura Angkasa Solo 2007)
1) Persiapan
(a). CBA ( cargo booking advice )
(b). PTI ( pemberitahuan tentang isi )
(c). BTB ( bukti timbang barang )
(d). SMU ( surat muatan udara )
(e). CN 38 ( pos )
(f). Shipper Declaration for Dangerous Goods
(g). Checklist for Dangerous Goods
(h). DB ( delivery bill )
(i). DRSC ( untuk kasir )/ Bordrel
(j). Pertelaan ( untuk kasir )
2) Out Going
(a). CBA ( cargo booking advice )
(b). CLP ( cargo load plan )
(c). SMU ( surat muatan udara )
(d). CN 38 ( pos )
(e). Checklist Buildup
(f). Manifest Cargo Outbond
(g). NOTOC ( Notification to Captain )
(h). DO ( delivery order ) penarikan kargo.
3) Incoming
(a). Manifest Cargo Inbound
(b). SMU ( surat muatan udara )
(c). NOA ( notice on arrival )
(d). DO ( delivery order )
(e). DB ( delivery bill )
(f). Surat Jalan
(g). DRSC ( untuk kasir )
(h). Pertelaan
D. Pengertian dan Fungsi Jenis-Jenis Dokumen Kargo Domestik
(sumber : Materi Training PT. Gapura Angkasa Surabaya 2007)

1. Pengertian dan fungsi Surat Muatan Udara
Adalah tanda bukti transaksi tentang pengiriman barang melalui jasa angkutan udara untuk daerah Domestik antara pihak pengirim dengan pihak airlines operator yang mana masing-masing pihak sudah mengetahui tentang persyaratn atau ketentuan terhadap barang kiriman termasuk tanggung jawab dan sanksi masing-masing pihak.
AWB/SMU : harus dibuat sesuai dengan Rule Section 6.2, akurat dan lengkap didalam pengisisan semua kolom yang ada didalam AWB/SMU tersebut.
Airwaybill atau SMU dalah dokumen non-negotiable yang minimum terdiri dari 8 (delapan) copy yaitu:

a. Original 3 (yang berwarna biru)
yang diberikan kepada shipper dan berguna untuk :
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti tertulis dari perjanjian antara pengangkut dengan si pengirim, bagi sebuah kontrak pengangkutan.
b. Original 1 (yang berwarna hijau) dan diperuntukan bagi pengangkut dan berguna untuk penyelesaian accounting, juga sebagai bukti dari Kontrak Pengangkutan.
c. Original 2 (yang berwarna pink) yang diberikan kepada consignee (sipenerima barang). Original 2 ini akan menyertai barang kiriman sampai ditempat tujuan, selanjutnya akan diserahkan kepada Consignee
Sedangkan copy-copy lainnya, adalah copy dari original tersebut, dan sesuai dengan indikasi yang terdapat dibaris bawah. Jadi setiap airwaybill akan berisi paling tidak :
d. Original 3 untuk sipengirim
e. Original 1 dipruntukkan bagi carrier
f. Copy no.8 diperuntukkan bagi agent
g. Dokumentasi dari ongkos yang terjadi
h. Dokumentasi dari perubahan atas permintaan shipper (shipper`s right disposition).

Airwaybill atau SMU adalah cargo dokumen yang diterbitkan oleh carrier (pengangkut) atau agent yang dikuasakannya. Airwaybill atau SMU mempunyai fungsi bermacam-macam yang penting yaitu:
a. Bukti tertulis dari kesimpulan Contract pengangkut
b. Bukti dari penerimaan barang kiriman
c. Sebagai bukti penagihan ongkos kirim (jika CCX shippment)
d. Sertifikat asuransi dari barang kiriman
e. Sebagai acuan bagi pengangkut dalam melaksanakan pengiriman dan penyerahan barang kiriman ditempat tujuan.
f. Airwaybill diparaf oleh sipengirim, atau atas namanya dan
g. Jika sudah ditanda tangani oleh Pengangkut (carrier) atau oleh cargo agent atas nama sipengangkut yang telah disetujui oleh pengangkut
h. Airwaybill yang sudah dirubah ataupun dihapus tulisannya, tidak bisa diterima oleh carrier (pengangkut)
i. Validitas dari airwaybill tersebut akan berakhir ketika barang kiriman diserahkan kepada consignee ditempat tujuan.
Sesuai dengan Convensi Warsawa dan Hague Protocol, dan sesuai dengan syarat yang tertera dipersyaratan pengangkutan, maka sipengirim (shipper)lah yang akan menyiapkan penerbitan airwaybill atau SMU. Sipengirim bertanggung jawab atas kebenaran tentang hal yang berhubungan dengan kiriman barang yang ia tuliskan di airwaybill atau SMU, atau yang telah dituliskan atas nama sipengirim.
Sipengirim akan bertanggung jawab akan hal yang merugikan, atau merusakkan, yang diakibatkan karena kesalahan, ataupun ketidak benaran, ataupun kekurangan, untuk hal yang tertulis di airwaybill atau SMU. Meskipun penulisan tersebut tidak dilakukan oleh sipengirim sendiri, oleh agen yang dikuasakannya, atau orang lain yang dikuasakannya. Dengan ditanda tanganinya airwaybill atau SMU tersebut, sekaligus sipengirim setuju terhadap segala syarat pengiriman, yang tercantum dibelakang airwaybill atau SMU sebagai kontrak pengangkutan.
Perkataan Not Negotiable yang tercantum di airwaybill atau SMU berarti bahwa airwaybill atau SMU tersebut adalah bersifat langsung, dan bersifat non negotiable yang berbeda dengan Bill of Lading dari pengangkutan laut. Siapapun tidak boleh menerbitkan airwaybill atau SMU negotiable, sehingga siapapun tidak boleh menghilangkan perkataan “Not Negotiable” dari airwaybill tersebut.
2. Bukti Timbang Barang (BTB)
Formulir/Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pengangkut/Warehouse Operator, Sebagai bukti hasil dari penimbangan serta pengukuran dimensi barang/kargo yang akan dikirim
a. Fungsi BTB :
1. Keselamatan Penerbangan
2. Perhitungan Tarif
3. Batas Muat Dasaran ( Contact Area )
4. Penentuan Loading/Unloading Equipment.
3. Pemberitahuan Tentang Isi (PTI)
PTI adalah Formulir yang dipergunakan oleh Shipper/pengirim barang untuk enginstruksikan kepada pengangkut (Airlines) agar menerbitkan SMU/AWB, setelah dilakukan proses timbang barang serta dibuatkan BTB.
PTI berfungsi Menyediakan semua perincian data-data yang diperlukan untuk membuat atau enerbitkan Surat Muatan Udara (SMU).
a. Cara melengkapi PTI ada 11 kolom yang harus diisi oleh pengirim barang/cargo, kolom-kolom tersebut adalah :
1. Kolom NAMA PENGIRIM : diisi dengan nama
lengkap pengirim.
2. Kolom ALAMAT : diisi alamat lengkap pengirim barang
dengan mencantumkan nama kota dan nomor telepon
serta nomor faksimili jika ada.
1. Kolom NAMA PENERIMA : diisi dengan nama
lengkap penerima barang/cargo.
2. Kolom ALAMAT : diisi alamat lengkap penerima
barang dengan mencantumkan nama kota, nomor
telepon serta nomor faksimili jika ada.
3. Kolom NOMOR SMU : diisi dengan nomor SMU sesuai
dengan reservasi/pembukuan yang sudah dibuat.
4. Kolom JUMLAH :diisi dengan jumlah total koli dari
kiriman.
5. Kolom SATUAN : diisi dengan ara apa kiriman
tersebut dikemas/dipacking.
6. Kolom PENJELASAN ISI BARANG : harus diisi
dengan perincian dari kiriman tersebut,
contoh : 75 Pot bunga segar
4 Ekor ayam jago
7. Kolom BERAT : ditulis dengan berat kotor dari
kiriman sebagai hasil proses penimbangan
dalam satuan Kilogram ( Kg ).
8. Kolom JUMLAH BERAT : diisi dengan jumlah
total berat dari kiriman.
9. Kolom TANGGAL DAN TANDA TANGAN :
diisi dengan tanggal pada saat pengirim
menandatangani PTI.

4. Delivery Bill (DB)
Tanda bukti pembayaran sewa gudang, baik inbound maupun outbound kargo.
E. Persiapan Outgoing Kargo (sumber : S.O.P PT. Gapura Angkasa Surabaya 2007)
1. Persiapan
a. Briefing, cek Log Book & Particular
b. Check schedule ETA / ETD / Type Aircraft / Registrasi / PIC / Parking Stand
c. Check Message In / Out / Irregularities / Reservasi Cargo
d. Check Cargo Cart / Gerobak dalam kondisi baik ( ban tidak kempes / lantai Cart tidak basah )
e. Cek / Menyiapkan formulir-formulir sbb. :
1) Cargo manifest domestik, cargo manifest master copy untuk internasional & amplop cargo manifest
2) Shipping Document
3) Shipper Letter of Instruction ( SLI )
4) Shipper Declaration for Dangerous Goods
5) Shipper Certificate for Live Animal Shipment
6) Cargo booking chart
7) Shipper Statement for Valuable Goods
8) Surat Pemberitahuan tentang Isi barang ( PTI )
9) Cargo Demage / Lost Report
10) Cargo Tracing ( Tracer ) Report
11) Pemberitahuan kedatangan barang
12) Cargo irregularity Report
13) Shipper statement for perishable shipment
14) NOTOC
15) Delivery order
16) Dll.
f. Cek & menyiapkan label-label
g. Melaporkan kepada koordinator / Supervisor / SQA tentang irregularity yang kedapatan di gudang.
h. Check space / load yang di release oleh freight space control ( Load Control / Ops )
i. Cek pembukuan cargo / mail.
j. Cek / memperhatikan prioritas kiriman, restriksi yang ada

2. Pelaksanaan (penerimaan)
a. Mail
1) Menerima serta menimbang
2) Check berat POS tidak boleh lebih dari 30-kg / koli
3) Kalau lebih ditolak sebagai kiriman POS & dikenakan biaya Cargo Umum ( issued SMU )
4) Cek dokumen AV-7 dan masukkan dalam menifest berdasarkan :
(a). Pos biasa
(b). Pos kilat
(c). Paket kilat
5) Membuat tanda terima
6) Menempatkan & mengatur POS sesuai dengan tujuan dan jenis.
b. Cargo Umum ( Domestik )
1) Menerima & menimbang barang kiriman
2) Mengisi form timbang barang & ukuran dengan lengkap
3) Cek pada dokumen ( SMU / SAB )
(a). Berat sesuai dengan aktual berat barang / volume
(b). Cocokan Chargeble weight
(c). Penulisannya benar & jelas
4) Check fisik barang & packing sesuai procedure ( standard / FIN014/98 )
5) Periksa label dan marking sesuai tujuan ( destination ) dan jenis barang
6) Membuat tanda terima pada copy SMU
7) Check PTI
8) Periksa surat karantina untuk pengiriman :
(a). Tumbuh-tumbuhan
(b). Buah-buahan
(c). Daging
(d). Binatang hidup
9) Periksa surat pernyataan pengiriman mengenai valuable shipment sesuai Cargo Manual 4.
10) Dalam menerima “ Human Remain “ diperlukan :
(a). Visum dokter
(b). Akte kematian
(c). Surat izin jalan dari pemerintah daerah
(d). Periksa keadaan peti jenasah
(e). Surat keterangan dari Kedutaan / Perwakilan Negara ( orang Asing )


11) Pengiriman yang tergolong dalam “ Dangerous Goods “ diperlukan :
(a). Shipper Certification / Dangerous Goods untuk Amunisi dan semacamnya
(b). Harus ada paking list yang disahkan oleh “ PINDAD “ ( Perindustrian Angkatan Darat )
12) Pengiriman “ Active Material “ harus ada paking list yang disahkan oleh “ BATAN “ ( Badan Tenaga Atom Nasional )
13) Dalam penerimaan barang kiriman selalu cek Reservasi / Space Load
14) Menempatkan dan mengatur barang sesuai dengan tujuan, jenis, ukuran & berat
15) Menyiapkan barang yang akan diberangkatkan sesuai premanifest cargo :
(a). Reservasi / space load
(b). Prioritasnya ( build – Up )
16) Membuat manifest cargo ( surat muatan )
17) Membuat traffic slip & NOTOC untuk dilaporkan kepada Operation / Load Control dengan tanda terima
18) Memasukkan dokumen cargo ke dalam tas ( Board – Tas )
19) Mengawasi barang kiriman sejak dari gudang sampai dimuat ke dalam pesawat
20) Memasukkan flight bag cargo ke dalam pesawat ( ditempatkan pada cabin door side dan melaporkannya kepada Cabin One )
21) Melaporkan / menyampaikan kepada PIC, apabila ada barang kiriman khusus dengan membuat Form Receipt for Special Consignments
F Persiapan Ingoing Kargo
1. Persiapan
a. Briefing, cek log book & particular
b. Cek schedule ETA, Parking Stand & Type Pesawat
c. Cek msg. / telek yang masuk / irregularities
d. Cek keadaan gudang & peralatan pendukung yang lain dalam kondisi baik.
e. Cek / menyiapkan formulir-formulir sbb.:
1) Cargo demage / lost report
2) Cargo tracing ( tracer ) report
3) Pemberitahuan kedatangan barang
4) Cargo irregularity report
2. Pelaksanaan
a. Mengambil Flt-Bag cargo dari pesawat
b. Memeriksa cargo manifest, bila ada hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian segera ( barang kiriman khusus, transit )
c. Mengawasi barang kiriman dari pesawat sampai gudang
d. Cek dokumen ( SMU / AWB, AV-7, Cargo Manifest )
e. Cek phisik incoming cargo / pos sesuai dengan dokumen cargo / manifest
f. Membuat pembukuan barang masukdan mencatat irregularities ( kekurangan, kerusakan )
g. Dalam setiap penerimaan barang harus dilengkapi dengan dokumen, apabila dokumen tidak ada, barang tersebut harus ditahan / disimpan sampai penyelesaian dokumennya
h. Membuat Delivery Order ( DO ) untuk serah terima barang.

G. Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram) atau Ishikawa’s Diagram
1. Pengertian Diagram Sebab-Akibat (Fishbone Diagram)
Diagram sebab-akibat juga dikenal sebagai diagram tulang ikan karena bentuk tampilannya mirip tulang ikan. Pertama kali diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1943. Diagram ini digunakan untuk mengidentifikasi salah satu bidang yang memerlukan perbaikan, mencari penyebab mana yang perlu dipelajari lebih jauh, dan menemukan solusi yang tepat untuk diimplementasikan.
Richard F Gerson (2002:42) mengatakan bentuk paling sederhana dari diagram ini adalah menemukan dampak final dan berusaha menentukan sebab-sebabnya dengan cara memecah sebab-sebab tersebut kedalam berbagai kategori.
Langkah-langkah dalam pembuatan diagram tulang ikan dapat dikemukakan sebagai berikut:
a. Tentukan permasalahan utama dan tuliskan masalah itu pada kepala ikan yang merupakan hasil/akibat
b. Tentukan faktor-faktor yang menjadi penyebab utama pada tulang-tulang besar. Faktor-faktor tersebut dapat diperoleh melalui brainstroming
c. Tuliskan faktor-faktor yang menjadi penyebab kedua pada tulang-tulang sedang dan mempengaruhi tulang-tulang besar/penyebab utama.
d. Tuliskan faktor-faktor ketiga yang mempengaruhi faktor kedua pada tulang-tulang yang berukuran kecil.


Sumber: Vincent Gaspersz ( 2007:70 )

2. Sumbang Saran (brainstroming)
Menurut Richard Y. Chang dan Matthew E. Niedzwiecki (2001:5) sumbang saran adalah:
“Suatu alat perencanaan yang dapat digunakan untuk mengumpulkan kreativitas kelompok”.
Tim dan departemen sebaiknya menggunakan sumbang saran untuk:
a. Menentukan sebab-sebab yang mungkin dan/atau solusi dari suatu masalah.
b. Merencanakan langkah-langkah suatu proyek.
c. Memutuskan masalah (atau peluang perbaikan) mana yang akan digarap.
3. Five Whys Keys
Bertanya “mengapa” (why) beberapa kali adalah cara yang seringkali digunakan untuk menemukan akar penyebab yang sesungguhnya dari suatu permasalahan sehingga tindakan korektif yang sesuai akan ditemukan dan akan menjadi solusi bagi suatu permasalahan.
Vincent Gaspersz (2007:61) memberikan contoh five whys keys dengan observasi masalah yaitu menurunnya penjualan yang dikemukakan dalam tabel II.I berikut:

Tabel II.1
Five Whys Keys

Pertanyaan dan Jawaban
1 Mengapa Penjualan menurun sebesar 12% dalam kuartal pertama? Sebab kita menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap.
2 Mengapa kita menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap? Sebab biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%.
3 Mengapa biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%? Sebab proposal anggaran yang diminta tidak tepat waktu.
4 Mengapa proposal anggaran yang diminta tidak tepat waktu? Sebab manajer periklanan tidak ada
5 Mengapa manajer periklanan tidak ada? Sebab posisi itu tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka dua bulan yang lalu.