BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Alat angkut udara merupakan salah satu hasil dari kemajuan teknologi yang popular dan pengirimannya yang cepat dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Pada awalnya kegiatan pengangkutan muatan udara sering terbentur dengan terbatasnya daya angkut dari pesawat, jumlah pesawat, jadwal penerbangan, perizinan lintas-batas antar negara, serta masalah-masalah lainnya seperti penanganan kargo sesuai prosedur (cargo handling).
Namun seiring dengan kemajuan teknologi, kendala-kendala tersebut dapat diatasi, sehingga kelancaran arus barang keluar dan masuk dapat terjaga untuk dapat memenuhi kebutuhan masing-masing pengirim ataupun penerima, serta keuntungan yang diterima oleh negara yang bersangkutan.
Salah satu keuntungan pengangkutan melalui udara, selain kecepatan pengiriman sampai ke tempat tujuan, ketepatannya pun boleh dikatakan lebih baik apabila dibandingkan dengan pengangkutan melalui laut dan darat. Ketepatan di sini mengacu pada tingkat keefektifan dan keefesienan pengiriman barang. Kemudian keamanan terhadap barang kiriman pun terjaga selama proses transportasi sehingga tetap dalam keadaan utuh dan tidak hilang.
Seperti diketahui, jasa angkutan udara komersil selain menjual seat kepada penumpang juga menjual space untuk kargo. Pelayanan terhadap jasa kargo selain dilakukan oleh airlines juga melibatkan beberapa pihak seperti freight forwarder, warehouse operator, ground handling company dan lain-lain.
Airlines sendiri secara umum melayani keseluruhan pelayanan tadi dengan dibantu oleh instansi-instansi terkait. Seluruh kebijakan yang berkaitan dengan jasa kargo udara dikeluarkan oleh airlines dan pada teknis pelaksanaan di lapangan dapat diwakili oleh ground handling company yang bertugas sebagai perpanjang tangan dari pihak airlines dalam melayani jasa angkutan kargo.
Kargo udara itu sendiri menurut Hamdani (2000:361) adalah “Suatu jenis barang yang akan dikirim atau diterima dari suatu tempat ke tempat lainnya atau dari suatu negara ke negara lainnya dengan menggunakan jasa angkutan udara.”
PT Gapura Angkasa adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang usaha penunjang kegiatan penerbangan di bandara atau perusahaan yang memberikan jasa pelayanan ground handling (termasuk kargo) secara menyeluruh kepada customer, dalam hal ini perusahaan penerbangan baik internasional maupun domestik.
Dalam hal jasa kargo, perusahaan ground handling seperti PT Gapura Angkasa cabang Yogyakarta melayani kargo di seluruh lini, baik itu di lini II (Land side), maupun lini I (air side). Pelayanan kargo sendiri dibagi atas dua bagian yakni :
1. Outbound : Pelayanan ini dimulai dari acceptance, storage, build up, storage sampai pemantauan aktivitas loading di pesawat.
2. Inbound : Pelayanan ini dimulai dari pemantauan unloading dari pesawat sampai dengan penyerahan kargo ke consignee.
Dalam memberikan pelayanan kargo tersebut, PT Gapura Angkasa cabang
Namun dalam pelayanan kargo tersebut, khususnya kargo impor itu tidak jarang pula terjadi kesalahan-kesalahan / irregularities dalam penanganannya seperti damage cargo (kargo rusak), delay cargo (kargo terlambat), missing cargo (kargo hilang) yang pada satu sisi akan mempengaruhi kualitas pelayanan yang diberikan oleh PT Gapura Angkasa. Pada sisi lain, akan berdampak pada menurunnya tingkat kepercayaan (negative image) dari pelanggan.
Kesalahan-kesalahan (irregularities) itu bisa disebabkan oleh faktor internal dan eksernal. Faktor internal meliputi SDM, metode yakni proses unloading dan storage. Faktor eksternal bisa meliputi antara lain kesalahan build up dari bandara origin, kesalahan tata letak di pesawat dan penyebab lainnya. Jadi, banyak faktor yang bisa menjadi penyebab terjadinya irregularity tersebut.
Namun dalam rentang tahun 2008 lalu, PT Gapura Angkasa lebih banyak menghadapi masalah damage cargo yang timbul ketika tiba di bandara Yogyakarta (di luar kesalahan penanganan dari bandara origin). Untuk itu, berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk mengkaji atau menganalisa lebih lanjut dan mengemukakan kasus damage cargo tersebut dalam bentuk karya tulis ilmiah dengan judul “ANALISIS FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB DAMAGE CARGO PENANGANAN KARGO IMPOR DI BANDARA ADI SUCIPTO PADA PT GAPURA ANGKASA CABANG YOGYAKARTA TAHUN 2009”.
B. Perumusan Masalah
1. Identifikasi Masalah
Penulis mengidentifikasi masalah-masalah berdasarkan latar belakang di atas sebagai berikut :
a. SDM tidak bekerja sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada di masing-masing jenis pekerjaan,
b. Jumlah fasilitas atau peralatan yang tidak memenuhi standar penanganan kargo,
c. Jadwal penerbangan yang sering tidak tepat waktu.
d. Kurangnya kapasitas gudang untuk menimbun kargo ekspor, impor dan transit,
e. Terjadi kerusakan kargo (damage cargo) pada saat penanganan kargo impor di Bandara Adi Sucipto Yogyakarta.
2. Pembatasan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka ruang lingkup penelitian ini dibatasi hanya pada masalah faktor-faktor penyebab terjadinya damage cargo penanganan kargo impor di Bandara Adi Sucipto pada PT Gapura Angkasa Cabang Yogyakarta Tahun 2009.
3. Pokok Permasalahan
Berdasarkan pembatasan masalah di atas, maka pokok permasalahan yang akan dibahas adalah sebagai berikut :
a. Berapa besar perkembangan tingkat kerusakan kargo impor di Bandara Adi Sucipto Tahun 2009?
b. Apa sajakah faktor penyebab kerusakan kargo (damage cargo) penanganan kargo impor?
c. Apa akar permasalahan dari penyebab kerusakan kargo (damage cargo) dalam penanganan kargo impor?
d. Bagaimana tindakan efektif terhadap akar permasalahan terjadinya kerusakan kargo (damage cargo) penanganan kargo impor di Bandara Adi Sucipto Tahun 2009?
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Dalam menyusun skripsi mengenai damage cargo ini, penulis melakukan berbagai penelitian yang semuanya bertujuan untuk mengetahui :
a Perkembangan tingkat kerusakan kargo impor di Bandara Adi Sucipto Tahun 2009.
b. Faktor penyebab kerusakan (damage cargo) penanganan kargo impor.
c. Akar permasalahan dari penyebab kerusakan (damage cargo) penanganan kargo impor.
d. Tindakan efektif terhadap akar permasalahan terjadi kerusakan (damage cargo) penanganan kargo impor di Bandara Adi Sucipto Tahun 2009.
2. Manfaat Penelitian
Dalam penelitian ini penulis mempunyai beberapa tujuan tertentu antara lain:
a. Bagi Penulis
1) Memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Manajemen Transportasi.
2) Memperluas pengetahuan dan wawasan yang lebih luas, juga dapat menerapkan teori dan praktek mengenai ilmu manajemen khususnya manajemen operasional tentang penanganan kargo impor dan pencarian faktor-faktor penyebab kerusakan (damage cargo) serta bagaimana langkah-langkah tepat yang harus diambil dalam menurunkan tingkat persentase kerusakan kargo tersebut.
b. Bagi Perusahaan
Diharapkan kiranya dapat menjadi bahan masukan serta bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan dan langkah-langkah kebijakan, agar perusahaan dapat meminimalis damage cargo dalam penanganan kargo impor di Bandara Adi Sucipto Yogyakarta, sehingga perusahaan dapat memuaskan konsumen dan bersaing dengan competitor.
c. Bagi Mahasiswa Akademis
Sebagai informasi bagi pihak-pihak tertentu yang ingin menggunakan materi skripsi ini sebagai bahan perbandingan dalam kepustakaan.
D. Metodologi Penelitian
Untuk pengumpulan data serta keterangan-keterangan yang diperlukan, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data. Hal ini dimaksudkan agar penulis dapat memperoleh data yang tepat dan akurat.
1. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode sebagai berikut :
a. Riset Lapangan (field Research)
Riset lapangan adalah data yang berasal dari studi lapangan yaitu Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Gapura Angkasa Cabang Yogyakarta selama delapan minggu.
Pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan masukan-masukan yang dapat dijadikan data sekunder berupa informasi dari pihak perusahaan yang dapat mendukung penelitian ini, meliputi:
1) Kuesioner (daftar pertanyaan),
Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan dengan cara menyebarkan kuesioner penelitian terhadap responden. Populasi sasaran dalam penelitian ini adalah pihak pemilik barang ekspor dan impor yang menggunakan jasa PT Gapura Angkasa cabang Yogyakarta berjumlah 75 agen, sedangkan sampelnya adalah pemilik barang impor yang berjumlah 50 agen.
2) Observasi
Pengamatan langsung terhadap objek yang menjadi pusat penelitian (on the spot) yaitu proses penanganan kargo impor di PT Gapura Angkasa cabang Yogyakarta. Mulai dari proses unloading barang sampai penyerahaan barang tersebut kepada consignee. Selain itu, penulis menggunakan data dokumentasi dari perusahaan untuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya damage cargo dalam penanganan kargo impor. Data yang diperoleh, disusun secara sistematis yang kemudian dianalisis.
b. Penelitian Kepustakaan (library Research)
Penelitian kepustakaan ini dimaksudkan untuk mengkaji, meneliti dan menganalisis literatur yang berkaitan dengan topik yang dibahas dan informasi lainnya yang dapat dijadikan acuan dalam penyusunan skripsi ini serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
2. Metode Analisis Data
Dalam mencari faktor-faktor penyebab permasalahan damage cargo penanganan kargo impor di PT Gapura Angkasa Cabang Yogyakarta maka penulis menggunakan alat analisis Diagram Sebab Akibat.
Pendekatan Diagram Sebab Akibat ini menurut Vincent Gaspersz (1998:79) adalah “Diagram yang menunjukan hubungan antara sebab dan akibat.” Diagram tersebut dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) penurunan produktivitas dan karakteristik (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.
Diagram sebab akibat ini sering juga disebut sebagai diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan. Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas
Dengan diketahui penyebab masalah tersebut, dapat diambil tindakan perbaikan yang efektif. Pada dasarnya diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut (Gaspersz, 1998: 79) :
a. membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah,
b. membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah,
c. membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.
Gambar I.1
Diagram Sebab - Akibat
Sumber data : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.
Diagram tulang ikan terdiri dari permasalahan utama dan penyebab utama. Jadi, penyebab utama dihubungkan dengan permasalahan utama melalui cabang utama. Tiap cabang utama memiliki cabang-cabang penyebab yang lebih kecil dimana tiap cabang memiliki hubungan dengan penyebab utama dan memiliki rangkaian penyebab yang lebih spesifik.
Pembuatan diagram tulang ikan memerlukan brainstorming untuk menentukan permasalahan dan menganalisa penyebab-penyebab damage cargo dalam penanganan kargo impor.
a. Format Kisi-Kisi Instrument Penelitian
Mendukung penggunaan alat analisis diagram sebab akibat ini penulis menyusun kisi-kisi instrument penelitian dengan uraian sebagai berikut :
1) Topik penelitian adalah penanganan kargo impor.
2) Adanya masalah yang ditandai dengan terjadinya damage cargo.
3) Damage cargo berarti menunjukan pelayanan penanganan kargo impor tidak mencapai sasaran pelayanan yang baik (ada faktor-faktor pendukung penanganan kargo impor yang tidak terpenuhi / bermasalah)
4) Tidak tercapainya sasaran pelayanan penanganan, kargo impor perlu dicari penyebabnya.
Mendukung pencarian penyebab permasalahan di atas, tertuang kisi-kisi instrumen penelitian (tabel I.1) dan kuesioner pertanyaan (tabel I.2) berikut ini.
Tabel I.1
Format Kisi-Kisi Instrument Penelitian
| KARAKTERISTIK PRODUKTIVITAS (AKIBAT) | KATEGORI UTAMA (FAKTOR PENYEBAB) | TIPE KATEGORI UTAMA (TIPE FAKTOR PENYEBAB) | ITEM PERTANYAAN |
| TERJADINYA DAMAGE CARGO PADA PENANGANAN KARGO IMPOR DI BANDARA ADI SUCIPTO OLEH PT GAPURA ANGKASA JOG | 1. SDM | A. KEAHLIAN | 1 A |
| | B. TANGGAP | 1 B | |
| | C. KERJASAMA | 1 C | |
| 2. PERALATAN | A. KELENGKAPAN | 2 A | |
| | B. PERAWATAN | 2 B | |
| 3. TEMPAT PENIMBUNAN | A. KELAYAKAN | 3 A | |
| | B. TATA LETAK PENIMBUNAN | 3 B | |
| 4. PENGAWASAN | A. RUTINITAS | 4 | |
| 5. PEDOMAN PENANGANAN | A. KESESUAIAN | 5 |
Sumber data : diolah penulis
Tabel I.2
Item Pernyataan Tipe Faktor Penyebab
| No. | Item Pernyataan Tipe Faktor Penyebab | Jawaban | |
| Ya (1) | Tidak (0) | ||
| 1a | SDM | | |
| Petugas kargo ahli dalam menangani kargo impor pada saat unloading hingga storage di gudang. | |||
| 1b | Petugas kargo tanggap dalam melakukan pekerjaan meng-handling kargo impor sesuai prosedur yang ada. | | |
| 1c | Kerjasama antar petugas kargo dalam penanganan kargo impor berlangsung dengan baik. | | |
| 2a | Peralatan | | |
| Gudang kargo memiliki fasilitas atau peralatan yang lengkap. | |||
| 2b | Fasilitas atau peralatan di gudang kargo impor terawat dengan baik. | | |
| 3a | Tempat Penimbunan | | |
| Kelayakan gudang khusus kargo impor yang digunakan untuk penimbunan barang. | |||
| 3b | Kesesuaian tata letak atau pengalokasian barang-barang untuk kargo impor. | | |
| 4 | Pengawasan | | |
| Rutinitas pengawasan terhadap kondisi kargo impor mulai unloading kargo hingga di storage di gudang. | |||
| 5 | Pedoman Penanganan | | |
| Kesesuaian terhadap pedoman penanganan kargo impor. | |||
Sumber data : diolah penulis
b. Format Alat Ukur Penelitian (Angket Penelitian)
Mengingat alat analisis masalah ini menggunakan diagram sebab akibat untuk mencari faktor (penyebab), maka jawaban yang perlu didapat dari responden adalah jawaban yang bersifat jelas (tegas) dan konsisten terhadap permasalahan yang ditanyakan serta merupakan pembenaran atas masalah damage cargo yang terjadi dalam penanganan kargo impor.
Oleh karena itu, tingkat pengukuran terhadap angket (alat ukur penelitian) di atas dengan tingkat pengukuran interval atau rasio dikotomi (dua alternatif yang berbeda) yaitu Ya dan Tidak atau yang disebut pilihan ganda.
Skala pengukuran tersebut dikenal dengan pengukuran skala Guttman. Menurut Riduwan (2004:89), “Skala Guttman adalah skala yang digunakan untuk jawaban yang bersifat jelas (tegas) dan konsisten yang merupakan skala kumulatif.”
Jika seseorang menyisakan pertanyaan yang berbobot lebih berat ia akan mengiyakan pertanyaan yang kurang berbobot lainnya (Misalnya : Yakin-Tidak Yakin; Ya-Tidak; Benar-salah; Pernah-Belum; dll)
Skala Guttman dapat dibuat :
1) Dalam bentuk pilihan ganda, (contoh: a. Ya; b. Tidak)
2) Dalam bentuk checklist, jawaban responden dapat berupa skor tertinggi bernilai (1) untuk jawaban Ya dan skor terendah (0) untuk jawaban Tidak,
c. Tahap membuat Format Tabulasi Data
Pada tahap ini terjadi proses pengolahan data hasil angket penelitian yang telah disebarkan kepada responden. Dalam hal ini, customer staf PT Gapura Angkasa yang merasakan akibat damage cargo.
E. Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini disusun sesuai dengan standar ketentuan yang dipergunakan yaitu lima bab dan masing-masing bagian akan dibagi menjadi beberapa sub bab yang satu sama lainnya merupakan satu kesatuan yang saling melengkapi sebagai berikut :
Pada bab ini, penulis menguraikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menguraikan teori untuk menunjang penelitian ini seperti pengertian manajemen, pengertian manajemen operasi, pengertian angkutan udara, Fungsi dan sifat angkutan udara, pengertian kargo, pengertian impor, diangkut lanjut, irregularity cargo, pengertian produktivitas, penurunan produktivitas serta penjelasan tentang metode analisis sebab akibat yang penulis gunakan.
BAB
CABANG YOGYAKARTA
Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, organisasi dan manajemen serta kegiatan perusahaan PT Gapura Angkasa cabang Yogyakarta.
BAB IV : PEMBAHASAN
Dalam bab ini dibahas mengenai faktor-faktor terjadinya damage cargo dalam penanganan kargo impor pada PT Gapura Angkasa cabang Yogyakarta. Pembahasan tersebut akan dipadukan dengan konsep, teori dan definisi yang tertera pada bab dua. Kemudian, penulis akan membahas upaya yang dilakukan untuk mencari solusi atas permasalahan tersebut.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini, penulis mencoba memberikan beberapa kesimpulan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya serta memberikan saran–saran yang cukup relevan untuk diterapkan pada manajemen PT Gapura Angkasa cabang Yogyakarta.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Manajemen
Istilah manajemen sebenarnya sulit untuk didefinisikan karena dalam kenyataannya, tidak ada definisi manajemen yang telah diterima secara universal. Ada banyak pendapat para ahli tentang defenisi manajemen.
Stoner (1994:10) mengatakan manajemen adalah ”Proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan semua lain-lain sumber daya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”
Sependapat dengan Stoner, Hasibuan (2006:2) mendefinisikan manajemen sebagai “Ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Pengertian manajemen menurut G.R Terry, yang dikutip dari Hasibuan (2006:2) adalah “A distinct process consisting of planning, organizing, actuating and controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resource.”
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
1. Fungsi - Fungsi Manajemen
Dalam pelaksanaannya, manajemen mempunyai beberapa fungsi (Hasibuan, 2006: 40) antara lain :
a. Perencanaan (planning)
Adalah proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.
b. Pengorganisasian (organizing)
Adalah proses penentuan, pengelompokkan dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menetapkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap orang yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.
c. Pengarahan (directing)
Yaitu mengarahkan semua bawahan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan.
d. Pengendalian (controlling)
Adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan agar sesuai dengan ketetapan – ketetapan dalam rencana.
B. Manajemen Operasi
Menurut Heizer dan Render (2005:4) pengertian manajemen operasi adalah “Serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output”.
Lalu, Prawirosentono (2001:1) mendefinisikan manajemen operasi sebagai “Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari urutan berbagai kegiatan untuk membuat barang (produk) yang berasal dari bahan baku dan bahan penolong lain.”
Hampir sama dengan kedua pendapat di atas, Schonberger dan Knod (1991:4) berpendapat tentang pengertian manajemen operasi yakni
Operation Management are first, It’s focus is on the operating end of a bussinses, where resources are transformed into goods and services and where inputs become outputs. Second, the emphasis is on management, an iterative cycle of planning, implementing, and monitoring for continuing improvement.
Jadi, dapat disimpulkan oleh penulis bahwa manajemen operasi adalah perencanaan, pelaksanaan, pengawasan menghasilkan nilai berupa barang dan jasa dan memfokuskan pada hasil akhir dimana input diubah menjadi output.
C. Industri Jasa Angkutan Udara
Menurut Salim (2006:6), “Transportasi adalah kegiatan pemindahan barang (muatan) dan penumpang dari suatu tempat ke tempat lain.” Begitu pula dengan Nasution (2004:14) mengemukakan bahwa “Pengangkutan adalah pemindahan barang dan manusia dari tempat asal ke tempat tujuan dimana proses pengangkutan merupakan gerakan dari tempat asal, dari mana tempat kegiatan dimulai, ke tempat tujuan, ke mana kegiatan pengangkutan diakhiri.”
Dalam transportasi terlihat ada 5 unsur yang penting yaitu
a. muatan yang diangkut,
b. tersedianya kendaraan sebagai alat angkutnya,
c. ada jalan yang dapat dilalui,
d. ada terminal asal dan terminal tujuan,
- sumber daya manusia dan organisasi atau manajemen yang menggerakan kegiatan transportasi.
1. Fungsi Pengangkutan / Transportasi
Menurut Faulks (1990:3), “Fungsi transportasi adalah memindahkan penumpang atau barang dari tempat asal ke tempat tujuan yang mereka inginkan atau tempat dimana mempunyai nilai yang relatif lebih tinggi.”
Pada dasarnya pengangkutan atau pemindahan penumpang dan barang itu dimaksudkan untuk menciptakan atau menaikan utilitas (kegunaan) dari barang yang diangkut. Ada dua macam utilitas yaitu
a. Place utility
Yang dimaksud dengan place utility dalam hal ini adalah kenaikan atau tambahan nilai ekonomi atau nilai kegunaan daripada suatu komoditi yang diciptakan dengan mengangkutnya dari suatu tempat/daerah dimana barang tersebut mempunyai kegunaan yang lebih kecil ke tempat atau daerah dimana barang tersebut mempunyai kegunaan yang besar.
b. Time utility
Yang dimaksudkan time utility adalah transportasi akan menyebabkan terciptanya kesanggupan daripada barang untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan menyediakan barang yang bersangkutan tidak hanya dimana mereka dibutuhkan, tetapi juga pada waktu bila mereka diperlukan. Jadi dengan transportasi dapat diusahakan agar barang dapat dipindahkan secepatnya atau disampaikan ke tempat tujuan.
2. Sifat Jasa Angkutan Udara
Angkutan udara adalah setiap kegiatan dengan menggunakan pesawat udara untuk mengangkut penumpang, kargo, dan pos untuk satu perjalanan atau lebih dari satu bandar udara ke bandar udara yang lain atau beberapa bandar udara.
Sifat atau karakteristik umum jasa angkutan udara menurut Nasution (2004:238) sebagai berikut
a. Produksi yang dihasilkan tidak dapat disimpan dan dipegang, tetapi dapat ditandai dengan adanya pemanfaatan waktu dan tempat.
b. Permintaan bersifat elastis.
Permintaan jasa angkutan udara bersifat derived demand, yaitu sebagai akibat adanya permintaan atau kebutuhan di lokasi lain karena tarif angkutan udara relatif mahal, maka bila terjadi perubahan harga maka permintaan menjadi elastis.
c. Selalu menyesuaikan teknologi maju.
Perusahaan penerbangan pada dasarnya bersifat dinamis dan dapat dengan cepat menyesuaikan perkembangan teknologi pesawat udara.
d. Selalu ada campur-tangan pemerintah seperti pada umumnya kegiatan-kegiatan transportasi menyangkut hajat hidup orang banyak.
Selain itu, juga untuk menjaga keseimbangan antara penumpang dan operator, jumlah investasi yang besar dan menjamin keselamatan penerbangan.
3. Fungsi Jasa Angkutan Udara
Menurut Nasution (2004:239) ada beberapa fungsi produk jasa angkutan udara yang harus dicapai dalam melaksanakan penerbangan, yaitu
a. Safety (aman)
Perusahaan penerbangan harus mengutamakan faktor keselamatan di atas segala-galanya dalam pengoperasian pesawat dari suatu rute ke rute tertentu. Untuk menunjang keselamatan pesawat yang akan dioperasikan, maka perusahaan mengadakan tindakan-tindakan sebagai berikut :
1) Pesawatnya harus memenuhi syarat, seperti laik terbang yang dibuktikan dengan certificate of airworthiness dari yang berwenang.
2) Release sheet oleh dinas teknik perusahaan tersebut (crew qualified).
3) Membuat flight planning yang mencakup arah penerbangan ke mana, bahan bakar yang dibawa, ketinggian terbang, dan lain-lainnya.
4) Air traffic control yang baik pada stasiun bandar udara tertentu.
5) Adanya peta-peta dan navigation bag yang lengkap.
b. Comfortability (nyaman)
Dalam hal ini perusahaan berusaha semaksimal mungkin agar penumpang mendapat kenyamanan selama penerbangan berlangsung. Dengan demikian, penumpang harus mendapat pelayanan yang sebaik mungkin dari petugas perusahaan yang bersangkutan.
c. Regularity (tertib dan teratur)
Dalam mengoperasikan pesawat udara harus dilaksanakan sesuai dengan jadwal penerbangan yang telah ditentukan secara tepat dan teratur serta sesuai dengan waktu yang diinginkan oleh penumpang. Hal ini sangat diperlukan untuk menjamin kepuasan penumpang dan citra perusahaan penerbangan, sehingga dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.
d. Economy for company (ekonomis)
Bilamana safety dan passenger comfort telah berjalan dengan baik, maka tiba saatnya bagi perusahaan untuk menikmati hasil dari pengoperasian pesawat terbang.
Untuk mencapai fungsi-fungsi tersebut, jasa angkutan yang dihasilkan harus memenuhi kualitas pelayanan, yaitu dalam bentuk
a. kecepatan, indikatornya km/jam,
b. keselamatan, indikatornya jumlah kecelakaan dibandingkan dengan jumlah penerbangan,
c. kenyamanan (comfort),
d. kapasitas angkutan, indikatornya seat-km tersedia dan ton-km tersedia,
e. frekuensi penerbangan,
f. keteraturan penerbangan,
g. terjangkau, indikatornya tarif yang relatif rendah atau terjangkau.
D. Kargo
Menurut Suharto Abdul Majid & Eko Probo D. Warpani (2009:95) kargo adalah ”Semua barang yang dikirim melalui udara (pesawat terbang), laut (kapal) atau darat (truk kontainer) untuk diperdagangkan, baik antar wilayah atau kota di dalam negeri maupun antar negara (internasional) yang dikenal dengan istilah ekspor-impor.”
Apapun jenisnya, semua barang kiriman – kecuali benda – benda pos dan bagasi penumpang – baik yang diperdagangkan (ekspor-impor) maupun untuk keperluan lainnya (non komersial) dikategorikan sebagai kargo. Lalu, pengertian kargo menurut IATA (2005:50) adalah
Semua barang yang diangkut atau yang akan diangkut dengan pesawat udara dengan menggunakan Airwaybill / SMU tetapi tidak termasuk pos atau barang lain yang dimuat dalam perjanjian konvensi pos internasional dan bagasi yang disertai tiket penumpang atau check baggage.
Berikut beberapa terminologi kargo menurut Eko Probo dan Oce Prasetya ( 2008:10):
1. Air Waybill adalah dokumen yang dibuat atas perjanjian antara shipper atau cargo agent dengan airlines yang merupakan bukti kontrak kerjasama untuk pengangkutan barang melalui udara melalui rute yang dilewati airlines tersebut.
2. Master Air Waybill adalah dokumen yang meng-cover pengiriman individu sebagai consol cargo.
3. Cargo Aircraft adalah setiap pesawat selain pesawat penumpang yang hanya mengangkut kargo dan pos.
4. Cargo Transfer adalah kargo yang datang dari satu penerbangan dan melanjutkan dengan pesawat lain.
5. Cargo Transit adalah kargo yang datang dan singgah sebentar sebelum melanjutkan pengiriman dengan pesawat yang sama.
Selanjutnya, tambahan terminologi kargo menurut Standard Operation Procedure Cargo Handling PT Gapura Angkasa (2004: 27) antara lain :
6. Storage adalah proses penempatan kargo di dalam gudang sesuai dengan sifat dan jenis dan masing-masing barang tersebut menunggu proses build up untuk diberangkatkan.
7. Rebuild Up adalah proses penempatan kargo di dalam ULD (pallet, kontainer) atau gerobak atau cart sesuai dengan SOP masing-masing.
8. ULD (Unit Lod Device) adalah semua tipe pallet, kontainer yang digunakan sebagai alat untuk mempermudah pengiriman barang walaupun tidak semua pesawat bisa dimuati oleh kontainer.
9. Cargo delivery atau Cargo Movement adalah proses pemindahan kargo dari warehouse atau storage ke area shipside atau antar rampside.
10. Unloading adalah proses menurunkan atau membongkar kargo dari pesawat untuk selanjutnya ditaruh di ramp side atau dibawa ke gudang sebagai transit cargo atau inbound cargo.
11. Cargo Manifest adalah daftar muatan angkutan yang berisi jumlah koli, berat, jenis komoditi dan tujuan sesuai dengan yang tertera di SMU atau AWB.
12. B.C 1.2 adalah dokumen Bea dan Cukai yang digunakan sebagai pelindung barang import atau transit yang diangkut lanjut melaui daerah pabean (domestik).
13. Break Down adalah proses pembongkaran atau penurunan kargo dari ULD atau cart yang disesuaikan dengan manifest atau AWB atau SMU untuk mengecek kesesuaian jumlah koli, berat, jenis isi.
14. PEB ( Pemberitahuan Ekspor Barang) adalah dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor yang dibuat sesuai BC 3.0 yang dapat berupa tulisan di atas formulir atau pesan elektronik (EDI).
15. Daftar Pemberitahuan Barang Ekspor (DPEB) adalah daftar muatan barang ekspor yang digunakan untuk memberitahukan barang ekspor yang diangkut lanjut atau barang ekspor yang diangkut terus pada saat kedatangan sarana pengangkut.
1. Syarat Penerimaan Kargo
Menurut IATA TACT Rules (2.3.2) yang dikutip dari Suharto Abdul Majid & Eko Probo D. Warpani (2009:99), ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menerima kargo yakni harus masuk dalam kategori Ready For Carriage dengan syarat :
a. Air Waybill
Air Waybill harus diisi dengan benar, sesuai dengan aturan TACT Rules 6.2.
b. Documentation
Semua dokumen diperlukan bagi setiap kiriman harus disertai dengan dokumen-dokumen pelengkap lain yang diperlukan.
c. Marking of packages
Semua kargo harus ditandai dengan nama consignee, nama jalan dan alamat kota yang sama dengan Master Air Waybill (MAWB).
d. Packing
Isi dari setiap kiriman harus dikemas secara baik sesuai dengan batas normal daya angkut pesawat. Dangerous goods harus dikemas berdasarkan aturan IATA Dangerous Good Regulations, untuk Live Animal mengacu pada aturan IATA Live Animal Regulations.
e. Labelling of packages
Label harus benar-benar terlihat dan semua label atau tanda yang sudah lama harus diganti.
f. Shipper’s Declarration For Dangerous Goods
Dokumen ini harus ditandatangani dan dilengkapi seperti yang sudah diuraikan pada aturan IATA Dagerous Goods.
g. Shipper’s Certification for Live Animals.
Dokumen ini harus ditandatangani dan dilengkapi seperti yang sudah diuraikan pada aturan IATA Live Animals Regulations.
2. Klasifikasi Kargo
Suharto A. Majid & Eko Probo (2009:101) menjelaskan berdasarkan cara penanganannya, kargo dibagi ke dalam dua golongan yakni general cargo dan special cargo. Namun, jika berdasarkan cara pelayanan dan jenis produknya, dibagi menjadi tiga yakni general cargo, special cargo dan specialized cargo product (misalnya express cargo, courir shipments, same day delivery).
a. General Cargo
General cargo adalah barang-barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara khusus, namun tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan aspek safety.
b. Special Cargo
Special cargo adalah barang-barang kiriman yang memerlukan penanganan secara khusus (Special handling). Jenis-jenis special cargo antara lain :
1) Valuable Goods (VAL) yaitu barang-barang berharga dan mengandung unsur kimia di dalamnya.
2) Perishable Goods (PER) yaitu barang-barang yang peka waktu. Contoh buah-buahan dan lain-lain.. PER dibagi beberapa jenis lagi :
a) Perishable Flower (PEF) yaitu bunga.
b) Perishable Fish (PES) yaitu ikan, namun bukan ikan hidup.
c) Perishable Meat (PEM) yaitu daging mentah olahan.
d) Perishable Food (PEP) yaitu makanan olahan.
3) Living Human Organ (LHO) yaitu kargo berupa organ tubuh manusia untuk keperluan transplantasi dan lain-lain.
4) Live Animal (AVI) yaitu kargo berupa kiriman binatang hidup seperti anak ayam, sapi, kuda, kucing, anjing dan lain-lain.
5) Heavy cargo (HEA) yaitu kargo yang berat per kolinya melebihi 150 kg misalnya baja, besi.
6) Frozzen Cargo (FRC) yaitu benda yang dibekukan misalnya ice cream.
7) Human Remain (HUM) yaitu pengangkutan jenazah manusia melalui udara, baik dalam bentuk jenazah utuh (jasad), sudah dikremasi/abu, dibalsem atau tidak dibalsem.
8) Vulnerable (VUN) yaitu jenis kargo biasa yang diperlakukan seperti VAL.
9) Diplomatic Pouch (DIP) yaitu barang-barang kiriman diplomatik.
E. Impor
Menurut Purwito (2006:45), pengertian impor dalam undang-undang kepabeanan merupakan “Kegiatan memasukan barang ke dalam daerah pabean.” Lebih lanjut Purwito (2006: 45) menambahkan jika dalam pengertian sains, “Import merupakan suatu kegiatan pengiriman barang yang diproduksi di negara lain untuk dijual di pasar dalam negeri.”
1. Diangkut Lanjut
Barang impor yang diangkut terus dan atau diangkut lanjut (Purwito,2006: 47) yaitu barang-barang yang diturunkan atau tidak di bandara transit, selanjutnya diangkut ke bandara tujuan dengan sarana pengangkut yang sama atau yang lain. Untuk tujuan ini harus dibuatkan manifes baru yang berisi daftar barang-barang yang diangkut lanjut, jika diangkut ke luar daerah pabean, akan dibuatkan through bill of loading sebagai dokumen pelindung.
2. Macam-Macam Importir
Berikut macam-macam importir yang diklasifikasikan menurut Ahsjar (2007:154):
a. Importir Umum (IU) : yang mendapat izin dalam perdagangan umum, mengimpor barang dengan maksud diperdagangkan.
b. Importir Terbatas (IT) : yang mendapat izin perdagangan umum dengan tugas khusus mengimpor barang tertentu yang diarahkan pemerintah.
c. Importir Produsen (IP) : produsen yang mendapat izin untuk mengimpor sendiri barang yang diperlukan dalam proses produksinya.
d. Produsen Importir (PI) : produsen yang mendapat izin untuk mengimpor barang yang sejenis dengan yang dihasilkannya (produksinya).
e. Agen Tunggal (AT) : perusahaan yang mendapat izin untuk melaksanakan impor barang yang diageninya dan diakui sebagai agen tunggal oleh Menteri Perindustrian dan Perdagangan.
3. Barang-Barang Yang Diimpor
a. Barang yang dapat diimpor
1) Harus dalam keadaan baru.
2) Barang bukan baru harus mendapat persetujuan Menteri Perdagangan.
b. Barang yang dilarang untuk diimpor :
Ditetapkan oleh Menteri Perindustrian dan Perdagangan.
c. Barang yang diatur Tataniaga Impornya,
1) Barang tersebut hanya dapat diimpor oleh Importir Terbatas atau Importir Produsen atau Importir yang ditunjuk.
2) Bank devisa tidak diperkenankan membuka Letter of Credit (LC) untuk impor sebelum memperoleh persetujuan dari instansi berwenang.
d. Barang yang diawasi mutunya
Wajib memenuhi Standar Perdagangan (SP) yang ditetapkan Menteri Perdaganan.
4. Mekanisme Impor
Menurut Ahsjar (2007:162) ada beberapa langkah persiapan sebelum sebuah barang diimpor dari luar negeri yakni
a. Persiapan informasi
1) Nama dan alamat eksportir di luar negeri.
2) Informasi barang antara lain : Jenis, mutu, harga, jumlah, syarat pembayaran, sample, waktu pengiriman, waktu penyerahan, jenis transport dan lain-lain..
b. Persiapan Operasional Kedatangan Barang :
1) Surat setoran Bea dan Cukai,
2) PPN, PPh, PPNBM, PPH pasal 22,
3) PIB (Pemberitahuan Impor Barang).
c. Badan Usaha Luar Negeri
Persiapan administrasi dan legalitas : sesuai dengan peraturan negara setempat.
d. Persiapan fisik barang
1) Persiapan produk yang akan dikirim,
2) Kualitas dan kuantitas barang sesuai kontrak dengan importir,
3) Sesuai persyaratan negara impor,
4) Sesuai standarisasi,
5) Pengemasan dan pengepakan barang.
e. Persiapan pengiriman barang
1) Sales Contract : kesepakatan antara calon eksportir dan calon importir yang mengikat untuk melakukan perjanjian jual beli dengan syarat yang telah disepakati kedua belah pihak.
2) Bill of Lading (B/L) dan Airway Bill (AWB) : dokumen yang dikeluarkan oleh maskapai pengiriman barang baik melalui laut maupun udara. Jika melalui laut menggunakan dokumen B/L dan jika melalui udara menggunakan AWB. Dokumen tersebut menyabutkan berat bersih dan kotor serta jenis packaging yang dipergunakan oleh eksportir.
3) Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) : dokumen ekspor untuk pencatatan transaksi ekspor.
4) Commercial Invoice (Invoice) : dokumen yang dibuat oleh eksportir mengenal jenis, spesifikasi, jumlah dan harga barang yang akan diekspor.
5) Certificate of Origin (COO) / Surat Keterangan Asal Barang : surat yang diterbitkan oleh Dinas Perdagangan di negara eksportir dan merupakan dokumen penyerta barang yang diekspor sebagai bukti bahwa barang tersebut berasal, dihasilkan dan diolah negara tersebut.
6) Packing List : dokumen yang diterbitkan oleh eksportir dengan perincian dan jumlah kemasan, jenis dan berat barang yang tercantum dalam invoice serta tanda / marking yang digunakan pada packingnya.
F. Gudang
Menurut Warman (2004:5) gudang (kata benda) adalah “Bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam gudang.”
Faktor yang pengaruhnya sangat besar terhadap penanganan barang ialah letak dan desain gedung dimana barang itu disimpan. Tapi disamping itu ada beberapa hal standar yang layak diperhitungkan dalam membangun sebuah gudang sebagai berikut (Warman, 2004:37):
1. Keselamatan
Pertama-tama seorang manajer harus meperhatikan keselamatan para karyawannya. Oleh karena itu, ia harus waspada terhadap setiap bahaya yang akan mengancam mereka mulai dari cara pengoperasian mesin-mesin (forklif dan lain-lain.), cara penumpukan barang, lantai gudang yang bebas dari lubang. Yang penting harus memperhatikan tanda-tanda keselamatan demi kepentingan bersama.
2. Pencegahan Kebakaran
Bahaya kebakaran merupakan bahaya akut bagi setiap gudang. Karena itu penting sekali agar alat pemadam kebakaran terbaik senantiasa dalam keadaan siap siaga. Semua karyawan harus diberi petunjuk cara menggunakan alat tersebut dan cara memadamkan api pada saat kebakaran.
3. Bangunan
Perlu diperhatikan dan diperiksa secara tetap dari atap, cerobong asap sampai saluran pembuangan air di bawah tanah. Penting juga menjaga agar selokan-selokan tetap bersih demi mencegah rusaknya bangunan karena pengaruh udara yang buruk.
4. Toilet
Kebersihan toilet sangat penting bagi kesejahteraan dan kesehatan orang yang bekerja di gudang. Sebenarnya toilet yang selalu bersih merupakan ukuran efisiensi sebuah gudang. Fasilitas yang tidak bersih akan menyebabkan ketidaksenangan, kejijikan dan memalukan bagi siapa pun.
5. Penerangan
Pengaruh dari penerangan yang baik dan warna-warni yang menyenangkan sangat erat dengan kesenangan orang. Jelas bahwa gudang adalah tempat kerja dan barangkali sulit untuk memperbaiki penampakannya, tetapi kesulitan ini merupakan suatu tantangan. Warna yang membosankan dan lampu yang tidak terang hanya akan menyebabkan kurang semangat serta kesalahan yang merugikan.
6. Kondisi Udara
Kondisi udara adalah masalah yang sangat penting untuk menyenankan para karyawan. Sudah tentu penyimpanan produk tertentu memerlukan perhatian khusus seperti pengendalian kelembaban dan suhu.
7. Fasilitas Umum
Tangga dan anak tangga baik terbuat dari kayu, logam harus diawasi terhadap bahaya aus, busuk dan karat yang mengenainya. Kawat listrik, steker, fiting sangat berbahaya bagi manusia karena dapat menimbulkan kebakaran atau kematian karena arus listrik. Semua hal ini harus diperhatikan dengan seksama dan teliti.
Selain itu, sebuah storage yang baik menurut ketentuan standar IATA (Suharto A.M & Eko Probo, 2009:133) adalah
1. Aman, pengamanan terhadap kargo tidak hanya bagi VAL tapi bagi kargo lainnya. Adanya tindakan preventif terhadap potensi kehilangan, kerusakan maupun hal-hal lain yang dapat menyebabkan kesalahan penanganan kargo.
2. Adanya lokasi yang baik seperti segregation untuk DG, ada lokasi yang memadai untuk special cargo yang lain, misalnya cool room, cold storage, strong room dan lain-lain.
3. Metode penyimpanan yang baik sehingga pergerakan kargo di dalam gudang dapat berjalan dengan baik. Hal ini dapat menunjang kecepatan penanganan pre loading yaitu build up ataupun pada saat relokasi largo di gudang.
G. Irregularity Cargo
Menurut Echols dan Shadly (2000:331) arti kata irregularity adalah ketidakberesan, ketidakteraturan. Jadi, penulis bisa simpulkan, irregularity cargo adalah kargo yang dalam proses penerimaan atau pengiriman mengalami ketidakberesan karena tidak sesuai dengan standard operation procedure yang berlaku.
Menurut Standart Operation Procedure PT Gapura Angkasa (2006:40) secara garis besar irregularities dikelompokan dalam 3 jenis yaitu
1. Damage Cargo
2. Delay Cargo
3. Missing Cargo
1. Damage Cargo
Damage cargo adalah kargo yang ditemukan dalam keadaan rusak baik itu untuk kerusakan packing, isi, mutu dari kargo itu sendiri. Damage cargo terdiri atas beberapa jenis yakni :
a. Pilferage : kargo yang isinya rusak atau pun hilang,
b. Spoile : kargo rusak dan tidak layak untuk digunakan lagi (hancur),
c. Torn : kargo yang packingnya ditemukan dalam keadaan rusak atau robek tetapi belum bisa dipastikan apakah isi dari kargo tersebut itu hilang atau masih dalam keadaan komplit.
d. Breakage : kargo rusak atau pecah biasanya digunakan untuk kargo yang berlabel fragile.
e. Mortality : biasanya digunakan untuk live animal cargo antara lain live fish, chicken atau binatang hidup lainnya yang diterima di stasiun tujuan dalam keadaan mati.
f. Wet Damage : kargo yang ditemukan dalam keadaan basah, dapat disebabkan oleh air hujan ketika unloading hingga storage di gudang atau pun posisi penempatan kargo pada saat build up baik di pallet maupun ULD.
g. Deterioration : biasanya digunakan untuk menyatakan irregularity pada perishable cargo seperti ikan konsumsi, sayur-mayur, dan lain-lainya yaitu adanya kerusakan mutu atau adanya penurunan mutu dari kargo.
2. Delay Cargo
Delay cargo terbagi atas beberapa jenis antar lain :
a. Offloaded cargo : kargo tidak diberangkatkan sesuai schedule yang ditetapkan atau tidak sesuai dengan reservation yang telah dibuat.
b. Shortlanded : jumlah kargo yang diterima kurang dari apa yang tercantum dalam manifes.
c. Shortshipped (SSPD) : kargo ditemukan tertinggal di stasiun pemberangkatan lama setelah pesawat berangkat.
d. Leftbehind (LEBEH) : kargo diketahui tertinggal di stasiun pemberangkatan.
e. Overcarried (OVCD) : kargo terbawa ke stasiun lain atau terbawa oleh airlines lain.
f. Found Cargo (FND) : kargo ditemukan di stasiun tertentu yang bukan merupakan stasiun tujuannya.
g. Misslabeled/Unlabeled : salah penulisan pada label kargo atau bahkan kargo tanpa label.
3. Missing Cargo
Missing Cargo adalah kargo yang tidak dapat ditemukan dan berdasarkan sumber pemberitahuan, maka irregularities-nya terbagi atas :
a. Missing di stasiun pemberangkatan (origin station), yang berarti bahwa kargo hilang di stasiun pemberangkatan.
b. Missing di stasiun kedatangan (destination station), yang berarti bahwa kargo hilang di stasiun tujuan.
H. Produktivitas
Vincent Gasperz (1998:71) menjelaskan bahwa produktivitas tidak sama dengan produksi, tetapi produksi, performansi kualitas, hasil-hasil, merupakan komponen dari usaha produktivitas. Dengan demikian, produktivitas merupakan suatu kombinasi dari efektivitas dan efisiensi.
Suatu organisasi perusahaan perlu mengetahui pada tingkat mana produktivitas perusahaan itu beroperasi, agar dapat membandingkannya dengan produktivitas standar yang telah ditetapkan manajemen, mengukur tingkat perbaikan produktivitas dari waktu ke waktu, dan membandingkan dengan produktivitas industri sejenis yang menghasilkan produk serupa. Hal ini menjadi penting agar perusahaan itu dapat meningkatkan daya saing dari produk yang dihasilkannya di pasar global yang amat kompetitif
Rumus produktivitas:
| = | Output yang dihasilkan | | | ||
| Input yang digunakan | | | |||
| | | | | ||
| = | Pencapaian Tujuan | | |||
| Penggunaan Sumber-sumber Daya | | ||||
| | | | |||
| = | Efektivitas Pelaksanaan Tugas | ||||
| Efisiensi Penggunaan Sumber-sumber Daya | |||||
| | | ||||
| = | Efektivitas | | | | |
| Efisiensi | | | | ||
|
|
|
|
|
|
|
1. Penurunan Produktivitas
Dalam melakukan evaluasi terhadap sistem produktivitas, perusahaan harus mampu menjawab apa yang menjadi akar penyebab dari penurunan produktivitas perusahaan. Menurut Vincent Gasperz (1998:67) penurunan produktivitas dapat didefinisikan sebagai “Deviasi atau penyimpangan yang terjadi antara produktivitas aktual (hasil aktual) dari sarana produktivitas yang direncanakan atau diharapkan (rencana mencapai sarana produktivitas tertentu).”
Produktivitas yang berhasil sangat terkait dengan kualitas atau mutu, dimana definisi kualitas itu sendiri masing-masing memberikan definisi yang berbeda. Menurut M. Syamsul Ma’arif (2003:135), definisi kualitas atau mutu adalah
a. Berdasarkan benda, mutu adalah tingkat atau derajat kehebatan suatu benda,
b. Berdasarkan pengguna, mutu adalah apa yang dikatakan konsumen,
c. Berdasarkan manufaktur, mutu adalah derajat kecocokan produk dengan spesifikasi desain.
Sedangkan menurut Heizer dan Render (2005 : 253) mutu adalah keseluruhan fitur dan karekteristik produk atau jasa yang mampu memuaskan kebutuhan yang terlihat atau yang tersamar.
Masalah penurunan produktivitas perusahaan dikuatkan dengan penjelasan Vincent Gasperz (1998:70), bahwa penyebab penurunan produktivitas perusahaan secara umum disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain:
a. Tidak ada manajemen dalam mengukur, mengevaluasi dan mengelola produktivitas perusahaan,
b. Motivasi karyawan yang rendah karena sisitem pengakuan dan penghargaan yang diberikan tidak berkaitan dengan produktivitas dan tanggung jawab karyawan,
c. Pengiriman produk yang sering terlambat karena ketidakmampuan memenuhi jadwal yang ditetapkan, sehingga mengecewakan pelangga,
d. Peningkatan biaya-biaya untuk proses produksi dan pemasaran,
e. Pemborosan penggunaan sumber-sumber daya material, tenaga kerja, energi, modal, waktu, informasi, dan lain-lain.,
f. Terdapat konflik-konflik dan hambatan-hambatan dalam kerja sama tim yang tidak terpecahkan sehingga menimbulkan ketidakefektifan dalam kerja sama dan partisipasi total dari karyawan,
g. Ketiadaan sistem pendidikan dan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan tentang teknik-teknik peningkatan kualitas dan produktivitas perusahaan,
h. Kegagalan perusahaan untuk selalu menyesuaikan diri dengan tingkat peningkatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam industri,
Masalah produktivitas dapat diidentifikasikan penurunan produktivitas input seperti :
1. Tenaga kerja;
2. Material;
3. Energi;
4. Modal;
5. Mesin;
6. Dan lain-lain..
Berkaitan hal di atas, penyusun menyimpulkan masalah damage cargo tentunya ada faktor penyebab yang harus dicari akar penyebab masalahnya, mengapa produktivitas menurun, dan apa alat analisis yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah penurunan produktivitas tersebut yang dimulai dari mencari faktor penyebab masalah, akar penyebab masalah serta tindakan efektif atas akar penyebab masalahnya.
I. Diagram Sebab Akibat
1. Menurut Vincent Gaspersz
Menurut Vincent Gaspersz (1998 : 79), “Sebab-Akibat adalah suatu diagram yang menunjukan hubungan antara sebab akibat.” Diagram Sebab-Akibat ini sering juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan, atau Diagram Ishikawa (Ishikawa’s Diagram) karena pertama kali diperkenalkan oleh prof. Kaoru Ishikawa dari universitas Tokyo pada tahun 1953.
Berkaitan dengan manajemen produktivitas total, diagram sebab-akibat dipergunakan untuk menunjukan faktor penyebab (sebab) penurunan produktivitas dan karekteristik produktivitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu. Pada dasarnya diagram sebab-akibat dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut:
a. membantu mengidentifikasikan akar penyebab dari suatu masalah produktivitas.
b. membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah produktivitas.
c. membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut berkaitan dengan masalah produktivitas ini.
Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana :
a. terdapat pertemuan diskusi menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi.
b. diperlukan analisis lebih terperinci terhadap suatu masalah, dan
c. terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat.
Pengguna diagram sebab-akibat dapat mengikuti langkah-langkah berikut :
a. Dapatkan kesepakatan tentang masalah produktivitas yang terjadi dan ungkapan masalah produktivitas itu sebagai suatu pertanyaan masalah (problem question).
b. Bangkitkan sekumpulan penyebab yang mungkin menggunakan teknik brainstorming atau membentuk anggota tim kerja sama yang memiliki ide-ide berkaitan dengan masalah produktivitas yang sedang dihadapi.
c. Gambarkan diagram sebab-akibat dengan :
1) Karekteristik (akibat) melalui pertanyaan masalah ditempatkan pada sisi kanan (membentuk kepala ikan).
Tipe yang menunjukan karekteristik (akibat) suatu masalah :
a) Kualitas (keterlambatan penerbangan, kesalahan, keluhan, perbaikan),
b) Biaya (jumlah kerugian, pemborosan biaya),
c) penerbangan (keterlambatan),
d) metoda kerja (jumlah keterlambatn penerbangan, kekeliruan kerja),
e) dan lain-lain.
2) Kategori utama seperti : material, metode, manusia, mesin, pengukuran, lingkungan dan lain-lain, ditempatkan pada cabang utama (membentuk tulang-tulang besar dari ikan).
Kategori utama ini dapat diubah sesuai kebutuhan, misalnya dapat diringkas melalui :
a) Metode; Mesin; Material; Manusia = 4 M
b) Place; Procedure; People; Policy = 4 P
c) Surrounding; Supplier; System; Skills = 4 S
d) Metode; Mesin; Material; Manusia; Lingkungan = 4 M + 1 L
Pada kategori utama ini ditetapkan setiap faktor (penyebab) dengan menempatkannya sesuai pada masing-masing cabang Kategori Utama. Tipe yang menunjukan faktor penyebab suatu masalah membentuk tulang-tulang sedang dari ikan :
(1) Operator (giliran kerja, kelompok kerja, umur karyawan, pengalaman, keterampilan)
(2) Mesin (perlengkapan, Peralatan, Organisasi, Instrumen, mesin-mesin)
(3). Metoda kerja (kondisi kerja, order kerja)
Gambar II.1
Diagram Fish Bone
Sumber : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.
d. Untuk menemukan akar penyebab setiap faktor penyebab (sebab) dapat digunakan teknik “Bertanya Mengapa Beberapa Kali” (Five whys keyes). Kemudian daftarlah akar-akar penyebab itu pada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan).
e. Interpretasikan diagram sebab-akibat itu dengan cara melihat penyebab-penyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui konsesus tentang penyebab itu,dan fokuskan perhatian terhadap penyebab yang dipilih melalui konsesus tersebut.
f. Terapkan hasil analisis menggunakan diagran sebab-akibat itu dengan cara mengembangkan dan mengiplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil produktivitas untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan itu efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah produktivitas yang dihadapi.
g. Penjelasan Five Whys Keyes (Gasperzs, 1998:72)
1) Tujuan digunakannya Bertanya Mengapa Beberapa kali (konsep Five Whys keyes), untuk menemukan akar penyebab dari suatu masalah yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan.
2) Prof. Kaoru Ishikawa pakar kualitas dari Jepang menyatakan bahwa tanda pertama dari masalah adalah Gejala (symptoms), bukan penyebab (causes). Oleh karena itu perlu dipahami apa yang disebut Gejala, Penyebab, dan Akar Penyebab (Root Causes), lihat tabel 2.1
Tabel II.1
Perbedaan antara Gejala, Penyebab, dan Akar Penyebab
| Tingkat | Observasi | Tindakan | Hasil (Outcome) |
| Gejala | Mobil tidak hidup (mogok) | Memanggil kendaraan Derek. | Mengeluarkan biaya sebesar Rp.200.000 |
| Penyebab | Aki tidak berfungsi | Mengganti aki mobil | Tiba terlambat di tujuan |
| Akar Penyebab | Perawatan preventif tidak dilakukan secara tepat | Implentasi perawatan mobil sesuai saran pabrik | Mobil tidak pernah mogok (masalah hilang) |
Sumber : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.
3) Bertanya Mengapa/Why beberapa kali akan mengarahkan kita pada Akar Penyebab Masalah, sehingga tindakan yang sesuai pada akar penyebab masalah yang ditemukan itu akan menghilangkan masalah. Contoh penggunaan alat Bertanya Beberapa Kali (Five Whys Keyes) lihat halaman berikut.
Tabel II.2.
Bertanya Mengapa Beberapa Kali untuk Menemukan Akar Penyebab Masalah (Observasi : penjualan menurun)
| No. | Bertanya Mengapa / Why | Jawaban |
| 1 | Mengapa penjualan menurun sebesar 12% dalam kuartal pertama? | Sebab kita menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap. |
| 2 | Mengapa kita menjual lebih menjual sedikit produk? | Sebab biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%. |
| 3 | Mengapa biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%? | Sebab proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu. |
| 4 | Mengapa proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu? | Sebab manajer periklanan tidak ada. |
| 5 | Mengapa manajer periklanan tidak ada? | Sebab posisi tersebut tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka sejak dua bulan lalu. |
Sumber : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.
4) Kesimpulan :
Diketahui akar penyebab masalah adalah penurunan penjualan dikaitkan dengan produktivitas pemasaran adalah posisi manajer periklanan belum ditempati.
5) Solusi pemecahan : menempatkan atau mengangkat Manajer Periklanan pda posisi yang tidak terisi tersebut.
2. Menurut M. Syamsul Ma’arif. Hendri Tanjung (2003 : 145)
Diagram ini digunakan untuk menetukan sumber-sumber persoalan dan solusinya, nama lain dari diagram sebab-akibat ini adalah diagram tulang ikan atau Fish Bone Diagram. Orang juga banyak menyebutkannya dengan Ishikawa Diagram untuk mengenang Ishikawa sebagai orang yang mengenalkannya pertama kali.
Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh adalah :
a. mengidentifikasikan masalah yang harus dibetulkan.
b. menggambar penyebab utama persoalan sebagai tulang-tulang (bones).
c. menanyakan apa kira-kira yang menyebabkan persoalan dalam area tersebut.
Gambar II.2
Diagram Sebab – Akibat
Sumber : Heizer Dan Render, 1999
